Månedene før flyttingen
Flytting er en endringsprosess. Gjør de fleste endringene i god tid før selve flyttingen. Se gjennom disse punktene så snart du har bestemt deg for å flytte:
1. Budsjett, hensikt og målsettinger
Skap en klar forståelse og begrunn for deg selv - og de ansatte hva som er hensikten med flyttingen og selskapets mål med prosjektet. Dette vil hjelpe deg med å identifisere hva du må prioritere når det gjelder budsjett og ressurser i flytteprosjektet.
2. Forretningsforsikring
Sjekk juridiske krav og krav til alarm med forsikringsselskapet ditt, og hva som kreves for at forsikringen skal gjelde i de nye lokalene dine.
3. Finn de beste alarm- og sikkerhetssystemene
Benytt anledningen til å gå gjennom selskapets sikkerhetsløsninger i forkant av flyttingen. Det meste av sikkerhetssystemer må kanskje byttes ut, for eksempel innbruddsalarmer, adgangskort, alarmknapper, brannslukningsapparater og overvåkningskameraer. Forsikre deg om at de nye lokalene dine har riktige løsninger ved å engasjere noen som kan hjelpe med hele sikkerhetsbildet. Dette sparer ofte mye tid, samtidig som ingen sider ved sikkerheten blir oversett.
Tips: Kontakt Securitas noen måneder før flyttingen og begynn planleggingen av hvordan de nye lokalene kan sikres best mulig.
4. Avtaler
Flyttingen vil utvilsomt også innebære endring av mange avtaler. Gå derfor gjennom alle avtaler. Kanskje det er på tide å si opp eller forhandle frem nye avtaler?
Husk å si opp din nåværende leieavtale og inngå kontrakt med et flyttebyrå.
5. Informer om den nye adressen
Informer kunder, leverandører og myndigheter om flyttingen og sørg for å endre adresse for post- og vareleveranser. Se også på hvordan post håndteres ved de nye fasilitetene (f.eks. postboks/postkasse).
6. Endring og renovering av nye lokaler
Trenger du å gjøre endringer i de nye lokalene for å jobbe effektivt? Hvordan ser du for deg at bedriften jobber om noen år? Ta en nærmere titt på renovering, belysning, IT, stikkontakter, møbler og lagringsoppussing.
7. Utstyr
Lag en plan for hvilke ting du vil ta med deg og hva du trenger å kjøpe inn.
8. Hva innebærer flyttingen?
Flytting innebærer ofte endringer for både leverandører, kunder og ansatte. Hvilke endringer medfører flyttingen i ditt tilfelle? For de ansatte er transport og selve nærområdet viktig. For kunder og leverandører er det imidlertid viktig at det området er tydelig skiltet, slik at det er lett å finne frem og parkere.
Tenk på hva flyttingen innebærer for selskapet og hvordan du skal finne deg til rette i de nye lokalene.
9. Markedsføring
Et nytt lokale åpner for nye muligheter. Planlegg en stor feiring eller en innflyttingsfest for å skape litt blest rundt prosjektet.
Forbered fasadeskilting og byggetillatelser for disse i god tid, slik at selskapet ditt er synlig fra det øyeblikket du flytter inn.
Planlegg arbeidet med å oppdatere den nye adressen på eksternt informasjonsmateriell og på nettsiden.
1 ukene før flyttingen
10. Overvåkningskamera, alarm og evakueringsplan
Så snart du har tilgang til de nye lokalene kan sikkerhetsselskapet utarbeide evakueringsplaner og vurdere sikkerhet på stedet. Hvis du har Securitas som sikkerhetsselskap, sørger vi for at sikkerhetsløsninger som kameraer, alarmer, branndetektorer, brannslukningsapparater og førstehjelpsutstyr er installert og klare på innflyttingsdatoen.
11. Lagerliste
Lag en lagerliste for å holde oversikt over beholdningen under flyttingen. Pass på at du merker alle flytteesker på en strukturert måte. Skriv også ut plantegninger og merk av hvor ulike gjenstander og flyttebokser skal plasseres. Det gjør det enkelt for både ansatte og flyttemannskapet å tydelig se hvilken boks som skal plasseres hvor i de nye lokalene.
På flyttedagen
12. Planlegg hver detalj
Det er mye som må gå knirkefritt på flyttedagen. Gå derfor gjennom alle detaljene om flyttedagen på forhånd og ta ikke noe for gitt. Planlegg deretter de ansattes ansvarsområder; For eksempel vil IT-ansvarlige sannsynligvis ha mye å følge opp under flyttingen. Det kan også være praktisk å forhåndsbestille lunsj til alle som hjelper til med flyttingen. Gå også gjennom inventarlisten sammen med ansatte og flyttebyrået, slik at alle vet nøyaktig hva som må gjøres.
Sørg for at alle som har behov for det, har mottatt alarmkoder og kan gå inn og ut av både nye og gamle lokaler på flyttedagen. Informere naboer og planlegg for hvordan best parkere lastebiler for å være minst mulig til sjenanse på innflyttingsdagen.
Dersom du har mange verdisaker kan en vekter stå ved inngangen.
Noen råd om tiden etter flyttingen
13. Fungerende sikkerhetssystem
Et sikkerhetssystem er ikke sikkert hvis det ikke fungerer. Det er derfor viktig å regelmessig sjekke at sikkerhetssystemet fungerer som det skal. Hvis du har Securitas som sikkerhetsleverandør vil vi besøke deg hvert år. Vi vil da gå gjennom utstyr og systemer. Hvis noe ikke er av beste kvalitet, vil vi fikse det.
14. Fortsett å evaluere og gjøre endringer
Fortsett endringsreisen selv etter flyttingen. Til tross for forberedelser og god planlegging vil det være ting som må løses etter innflytting i nye lokaler. Planlegg regelmessig oppfølging slik at du får mest mulig ut av de nye lokalene.
