Personvern

Personvernerklæring

Vi i Securitas beskytter dine personvernrettigheter. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Securitas AS og Securitas Technology AS (heretter omtalt «Securitas») samler og behandler dine personopplysninger. Videre tar den for seg dine rettigheter overfor oss og hvordan du kan benytte deg av disse rettighetene.

For tjenestene beskrevet i denne personvernerklæringen er Securitas behandlingsansvarlig, org.nr. 920144 950/ 983445349, Bøkkerveien 5, 0579 Oslo. Vi behandler personopplysninger som en del av driften vår. Vi vil her gi en gjennomgang av hva slags personopplysninger vi lagrer og hvordan vi behandler dem. 

Du har rett til å motsi deg vår behandling av persondata i visse situasjoner, vennligst les nærmere informasjon om dette nederst i personvernerklæringen.

Det er viktig at du lese og forstår vår personvernerklæring før du bruker våre tjenester.

Du kan også alltid kontakte oss ved å sende en epost til personvern@securitas.no. 

Definisjoner

Personopplysninger er informasjon som direkte, indirekte eller sammen med annen informasjon kan linkes til et fysisk menneske. Eksempler på slik informasjon er navn, adresse, telefonnummer, fødselsnummer og epostadresse. Selv informasjon om din IP-adresse og ditt digitale brukermønster kan bli ansett som persondata. 

Databehandling inkluderer all behandling av persondata, for eksempel innhenting, analyse, endring, registrering og lagring. 

Behandlingsansvarlig er den juridiske enheten som alene eller sammen med andre juridiske enheter bestemmer formålet med og grunnlaget for behandling av persondata, og er ansvarlig for denne behandlingen i tråd med gjeldende lov. 

Databehandler er en juridisk enhet som prosesserer persondata på vegne av Behandlingsansvarlig. 

Når samler Securitas inn personopplysninger om deg?

Securitas behandler opplysninger om deg i følgende tilfeller:

·         Besøk på en av nettsidene våre: www.securitas.no eller www.securitastechnology.com/no/

·         Henvendelser og kommunikasjon

·         Påmelding til et arrangement, kurs eller opplæring hos oss

·         Abonnere på nyhetsbrevet vårt

·         Du har søkt jobb hos oss 

·         Du besøker våre kontorer

 

 

Besøk på en av nettsidene våre

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på datamaskinen din når du laster ned en nettside. Vi har samlet inn informasjon om Securitas sin bruk av informasjonskapsler i en egen cookie-erklæring på hjemmesiden vår https://www.securitas.no/cookie-policy/.

Informasjonskapsler brukes for å oppfylle de nødvendige tekniske kravene for at nettsiden skal fungere.

Behandlingsgrunnlaget for å bruke informasjonskapsler og lagring av IP-adresser på vår nettside følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Den gir oss hjemmel til å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse i å forbedre, sikre og videreutvikle nettsiden.

Statistikk

Vi samler inn aggregert statistikk om bruk av Securitas.no. Dette inkluderer antall visninger per side, gjennomsnittlig tid brukt på hver side, samt om nettstedet besøkes via mobiltelefon eller datamaskin.

Formålet med behandlingen er å få innsikt i hvordan nettstedet brukes, slik at vi kan forbedre og tilpasse innholdet etter publikums behov. Behandlingsgrunnlaget for innsamlingen av statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse). Vår berettigede interesse er å kunne evaluere og videreutvikle nettstedets funksjonalitet og innhold, slik at det forblir relevant, oppdatert og brukervennlig for publikum.

Chatbot

Securitas benytter en chatbot på sine hjemmesider, som genererer leads og konverteringer. Chatboten er levert av en Leadoo, men benytter en kunnskapsbase som er fullstendig kontrollert av Securitas.

Chatboten samler inn personopplysninger som brukere direkte sender inn i chatten, slik som e-postadresse, navn, stilling, telefonnummer og firmaopplysninger, med formål om å bli kontaktet eller motta informasjon fra Securitas.

Behandlingsgrunnlaget følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (f) legitim interesse, for å svare på spørsmål og forespørsler fra nettsidebesøkende i chatten, samt følge opp via e-post. Vi har også en legitim interesse i å gjennomgå samtalelogger for kvalitetsforbedring og feilsøking. Brukere gir samtykke til innsamling av kontaktinformasjon for markedsføringskommunikasjon.

Det er iverksatt tekniske tiltak for å identifisere og begrense behandling av personopplysninger. Samtalelogger kan bli lagret opptil 13 måneder for ytelsesmålinger, kvalitetsforbedring og feilsøking. Dette tidsrommet er valgt for å effektivt overvåke og evaluere chatbotens ytelse og bruk, samt for å identifisere og løse tekniske problemer.

For mer informasjon om informasjonskapsler, se vår cookie-erklæring.

 

 

Formål	Behandling	Kategori av personopplysning
Drift av nettsted/sørge for at nettsiden fungerer teknisk, sikkerhet	Bruk av informasjonskapsler (cookies) og liknende teknologi for å analysere brukeratferd, huske innstillinger eller vise målrettet innhold	IP-adresse, nettlesertype, operativsystem
Få innsikt i hvordan nettstedet brukes, slik at vi kan forbedre og tilpasse innholdet etter publikums behov	Registrering av teknisk data ved besøk på nettsiden	IP-adresse, nettlesertype, operativsystem
Generere leads og konverteringer	Samle inn personopplysninger som brukere direkte sender inn i chatten	E-postadresse, navn, stilling, telefonnummer og firmaopplysninger

 

Henvendelser og kommunikasjon

Telefon

Når du ringer vårt kundesenter, registreres telefonnummeret ditt, og samtalen blir tatt opp. Lydopptakene kan inneholde opplysninger du selv velger å dele under samtalen. Opptakene lagres inntil 90 dager før de slettes.

Formålet med behandlingen er å dokumentere kundehenvendelser, og sikre kvalitet i kundebehandlingen, samt bruke opptakene til opplæring og utvikling av våre kundesenteransatte.

Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f – berettiget interesse - kvalitetssikring, dokumentasjon og opplæring.

E-post

Vi benytter e-post for å utføre arbeidsoppgavene våre. Formålet med bruk av e-post er å kunne ha effektiv kommunikasjon både internt i virksomheten og med eksterne. I den forbindelse behandles personopplysninger som navn, e-postadresse og innhold i kommunikasjonen.

Behandlingen skjer med grunnlag i vår berettigede interesse i å kunne utføre og administrere våre tjenester, etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (f), samt når det er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtaler etter lovpålagte plikter som følge av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (c).

Vi ber om at du ikke sender særlige kategorier av personopplysninger ukryptert per e-post.

Kontaktskjema

På våre hjemmesider finner du et kontaktskjema, som kan benyttes til ulike typer henvendelser, slik som spørsmål om faktura, produkter, tekniske forhold eller karrieremuligheter.

Formålet er å kunne besvare din henvendelse på en effektiv og korrekt måte, samt følge opp dialogen dersom det er nødvendig. Vi ber deg oppgi navn, telefonnummer, e-postadresse, bedrift og postnummer, og eventuelle andre opplysninger du selv velger å oppgi. Vi anbefaler at du ikke oppgir sensitive opplysninger i kontaktskjema.

Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (f), berettiget interesse for å kunne motta og besvare henvendelser fra kunder, potensielle kunder, samarbeidspartnere og andre interessenter. Dersom henvendelsen gjelder inngåelse eller oppfølging av eksisterende avtale, er behandlingsgrunnlaget artikkel 6 nr. 1 (b), da det er nødvendig for å oppfylle en avtale.  

Rapporteringsplattform for kunder – MySecuritas

I kunderapporteringssystemet vårt, MySecuritas, behandler vi personopplysninger for å kunne gi kunden en sikker og digital tilgang på rapporter, hendelser og annen informasjon knyttet til leverte sikkerhetstjenester. Systemet benyttes til å dokumentere og følge opp kundeforholdet.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er at den er nødvendig for å oppfylle avtalen vi har inngått med kunden om levering av sikkerhets- og rapporteringstjenester, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Alarmsentralen
Vi benytter alarmsystemet MasterMind for å motta og håndtere alarmer, samt følge opp kundeforhold. Her registreres firmanavn, navn, telefonnummer og e-postadresse for relevante kontaktpersoner. Opplysningene lagres så lenge kundeforholdet varer, eller til du meldes ut som kontaktperson. Tilgang er begrenset til medarbeidere med tjenstlig behov, og systemet driftes i samsvar med kravene i NEK EN 50518.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er at den er nødvendig for å oppfylle avtalen vi har inngått med kunden om levering av alarm- og sikkerhetstjenester, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Formål	Behandling	Kategori av personopplysning
Dokumentere kundehenvendelser, og sikre kvalitet i kundebehandlingen, samt bruke opptakene til opplæring og utvikling av våre kundesenteransatte.	Når du ringer kundesenteret vårt, registreres telefonnummer og samtalen tas opp	Telefonnummer, lydopptak
Effektiv kommunikasjon både internt i virksomheten og med eksterne	Sende/motta e-post i kommunikasjon med interne og eksterne	Navn, e-postadresse og innhold i kommunikasjonen
Besvare din henvendelse på en effektiv og korrekt måte, samt kunne følge opp dialogen	Registrere og behandle opplysninger for oppfølging via vårt kontaktskjema på hjemmesiden	Navn, telefonnummer, e-postadresse, bedrift og postnummer
Sikre korrekt oppfølging av hendelser, samt dokumentere og administrere kundeforholdet	Registrere kontaktinformasjon for å kunne motta og håndtere alarmer, samt loggføring av hendelser	Firmanavn, navn, telefonnummer og e-postadresse

 

Påmelding til et arrangement, kurs eller opplæring hos oss

Arrangementer

Hvis du melder deg på et arrangement eller en annen type aktivitet i regi av Securitas, vil vi kunne be deg oppgi personopplysninger, slik som navn, virksomhet, e-postadresse og telefonnummer, i et påmeldingsskjema (Webcast eller Forms). Formålet med denne behandlingen er å administrere den praktiske gjennomføringen, og kommunisere med deltaker under og etter arrangementet.

Behandlingsgrunnlaget vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som gir oss hjemmel til å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse. De berettigede interessene våre er å avvikle arrangementer og andre aktiviteter på en god måte.

Opplæring og kurs

Når du deltar i opplæring eller kurs arrangert av oss, samler vi inn og behandler personopplysninger for å administrere kurset, dokumentere deltakelse og evaluere opplæringen. Dette kan inkludere registrering ved påmelding, deltakelseslister, kursmateriell og eventuelle bilder eller videoopptak tatt under kurset. Bilder og videoopptak er frivillig, og det må gis egen godkjenning for dette. 

Formålet er å administrere og gjennomføre kurs og opplæring for våre kunder og ansatte. Videre for å dokumentere deltakelse for interne og lovpålagte krav. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en kontrakt eller deltakelse i kurs, etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (b).

Vi samler inn navn, e-postadresse, telefonnummer og fødselsdato (6siffer). Disse opplysningene slettes normalt etter 12 måneder, med mindre det er behov for oppbevaring for dokumentasjon eller lovpålagte krav. 

 

Formål	Behandling	Kategori av personopplysning
Administrere den praktiske gjennomføringen, og kommunisere med deltaker under og etter arrangementet/kurs/opplæring.	Registrere deltakere og sende ut relevant informasjon, samt oppføring på deltakerliste.	Navn, e-postadresse, telefonnummer og virksomhet
Administrere og gjennomføre kurs og opplæring, samt dokumentere deltakelse for interne og lovpålagte krav	Registrering ved påmelding, og distribusjon av materiell	Navn, e-postadresse, telefonnummer og fødselsdato

 

Abonnere på nyhetsbrevet vårt

Securitas sender ut nyhetsbrev på e-post til deg som ønsker å abonnere på det.

Formålet med nyhetsbrevene er å gi aktuell informasjon om arbeidet vårt og annet sikkerhetsrelatert stoff.

For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post, må du registrere en e-postadresse via vårt påmeldingsskjema på hjemmesiden vår. E-postadressen blir kun brukt til å sende ut nyhetsbrev. E-postadressen lagres i en egen database driftet av databehandleren. E-postadressen deles ikke med andre, og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet.

Behandlingsgrunnlaget vårt for behandling av disse e-postadressene, er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet. At du trekker samtykket, vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

 

Formål	Behandling	Kategori av personopplysning
Gi aktuell informasjon om arbeidet vårt og annet sikkerhetsrelatert stoff	Utsending av nyhetsbrev	Navn, e-postadresse, bransje
Administrere ditt abonnement (på- og avmelding)	Administrasjon av abonnementslisten	Navn, e-postadresse, bransje

 

Du har søkt jobb hos oss

Dersom du søker jobb hos Securitas, behandler vi opplysninger om deg for å vurdere søknaden din. Ansettelsesprosessen innebærer en behandling av de personopplysningene du oppgir via søknadsskjema i vår jobbsøkeportal (SmartRecruiters), som vi benytter til å administrere innsendte søknader på ledige stillinger. Her blir du bedt om å oppgi navn, e-postadresse og telefonnummer.

Ansettelsesprosessen innebærer en behandling av de opplysningene du gir til oss via for eksempel søknad, CV, vitnemål/kursbevis og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan vi også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med referanser. Disse lagres i et eget system for elektronisk referansesjekk (RefApp).

Formålet med behandlingen er å gjennomføre gode rekrutteringsprosesser og sørge for at vi har dokumentasjonen vi trenger for å inngå en eventuell arbeidsavtale med deg.

Det rettslige grunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Den gir oss hjemmel til å behandle personopplysningene dine når det er nødvendig for å gjennomføre en ansettelsesprosess hos oss, før vi eventuelt inngår en ansettelsesavtale.

Søknaden, attestene og CV-en lagres i vårt rekrutteringssystem i 24 måneder.

Dersom rekrutteringsprosessen fører til tilbud om ansettelse, er Securitas rettslig forpliktet til å kontrollere vandel. Det følger av vaktvirksomhetsloven § 8 og tilhørende forskrift. Behandling av opplysninger fra politiattest er nødvendig for å oppfylle denne rettslige forpliktelsen, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 (c), og er særskilt hjemlet i lov (GDPR artikkel 10). Opplysningene brukes kun til vurdering av vandelskrav ved ansettelse og oppbevares med nødvendige sikkerhetstiltak i tråd med gjeldende personvernregelverk.

 

Formål	Behandling	Kategori av personopplysning
Gjennomføre rekrutteringsprosesser og sørge for at vi har den nødvendig dokumentasjon for å inngå en eventuell ansettelsesavtale	Registrering og lagring av søknad, CV, attester, referanser	Navn, e-postadresse, telefonnummer, CV
Oppfylle rettslig forpliktelse ved å kontrollere vandel	Motta politiattest	Identitetsopplysninger slik som navn, fødselsnummer/D-nummer, fødselsdato, kjønn, adresse og eventuelle straffbare forhold.

 

Du besøker våre kontorer

Når du besøker våre kontorer, registrerer vi enkelte opplysninger for adgangskontroll og sikkerhet. Dette kan inkludere registrering i resepsjon, bruk av adgangskort, samt opptak fra overvåkingskameraer på enkelte steder i bygget. Slike opplysninger er navn og telefonnummer på besøkende, tidspunkt for inn- og utgang, samt bilde av besøkende fra kameraer.

Formålet med behandlingen er sikkerhet for bygget, besøkende og ansatte, ved å registrere hvem som til enhver tid har adgang til våre lokaler, for å overholde interne sikkerhetsrutiner og lovpålagte krav til dokumentasjon.

Behandlingsgrunnlaget følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (f) (legitime interesser), som ivaretar sikkerhet for ansatte og besøkende.

Besøks- og adgangslogger slettes etter 90 dager, med mindre opplysningene må oppbevares lenger for lovpålagt dokumentasjon.

Overvåkningskameraopptak slettes normalt etter 7 dager, men mindre opptakene må bevares for sikkerhetshendelser.

Formål	Behandling	Kategori av personopplysning
Sikkerhet for bygget, besøkende og ansatte	Registrere hvem som har adgang til våre lokaler	Navn, telefonnummer, bilde av besøkende på kamera

 

 

 

Dine rettigheter

Som registrert har du etter personvernregelverket flere rettigheter knyttet til hvordan vi behandler dine personopplysninger:

Rett til innsyn
Du har rett til å be om informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og få en kopi av disse.

Rett til korrigering
Dersom du mener at opplysningene vi har lagret om deg er uriktige eller ufullstendige, kan du be oss om å rette eller supplere dem.

Rett til sletting
I visse tilfeller kan du be oss om å slette opplysninger om deg, for eksempel hvis de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, eller hvis du trekker tilbake et samtykke.

Rett til begrensning av behandling
Du kan be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger i bestemte situasjoner, for eksempel dersom du har bestridt riktigheten av opplysningene eller har protestert mot behandlingen.

Rett til å protestere
Dersom vi behandler opplysninger om deg basert på vår berettigede interesse, har du rett til å protestere mot behandlingen. Dersom du protesterer, må vi stanse behandlingen med mindre vi kan påvise tungtveiende berettigede grunner som går foran dine interesser, rettigheter og friheter. Du har alltid rett til å protestere mot at dine opplysninger brukes til direkte markedsføring.

All infrastruktur og data er lokalisert innenfor EU/EØS eller land som er godkjent av EU-kommisjonen.

Dersom du ønsker å utøve noen av dine rettigheter, kan du kontakte oss ved å sende en forespørsel til personvern@securitas.no. Vi vil behandle henvendelsen din så snart som mulig, og senest innen 30 dager.